Ieder bedrijf dat gaat verhuizen staat voor deze keuze. In principe is het bij een verhuizing voordeliger de inrichting te vernieuwen. Laat mij u vertellen waarom;
Wie gaat verhuizen wil in zijn nieuwe onderkomen meestal ook graag over een nieuwe inrichting beschikken. Een belangrijke vraag die hij zich daarbij stelt is of dat economisch verantwoord is. Bij de beantwoording van deze vraag spelen verschillende factoren een rol:
- De ouderdom van de huidige inrichting;
- De mate waarin de huidige inrichting nog voldoet aan de arbo-wetgeving;
- De verwachtingen met betrekking tot de ontwikkeling van de organisatie, de automatisering, de productie/dienstverlening, het gewenste imago, de bedrijfscultuur en de mate van flexibilisering van de (administratieve) werkzaamheden;
- Het gevolg van het meenemen van de huidige inrichting op het functioneren van de organisatie of de dienstverlening.
Al deze factoren worden hieronder nader uitgewerkt.
De huidige inrichting
Een werkplek bestaat doorgaans uit een bureau of een combinatie van bureaubladen, persoonlijke berging (ladeblok), stoel en (groeps) berging, uitgaande van gemiddeld een halve kast per persoon. De totale investering bedraagt globaal 1750 euro netto per werkplek. Compleet met archivering, representatieve ruimtes en dergelijke komt dit gemiddeld uit op 3000 euro.
De vervangingsduur van kantoormeubilair ligt gemiddeld op 8 jaar en is dalende. Deze daling heeft te maken met het feit dat kantoormeubilair trendgevoeliger is geworden, met arbo-eisen, flexibelere werkomstandigheden en de toepassing van meer techniek in meubilair.
De aanschafkosten zijn in de afgelopen 10 jaar relatief minder toegenomen dan de inflatie. Globaal is het prijspeil fractioneel hoger dan 10 jaar geleden, vanwege allerlei extra toevoegingen aan de werkplek.
Een infrastructuur per administratieve medewerker kost jaarlijks circa 12.500 euro. Dat wil zeggen dat de afschrijving ten aanzien van de inrichting slechts 3 procent bedraagt. De rest zit in de vierkante meter prijs gebouw, parkeren, automatisering, telecommunicatie, kantoormachines, verwarming, klimaatbeheersing, restaurant, bewaking, archivering, receptie en dergelijke.
Voor de berekeningen gaan wij uit van de ouderdom huidige inrichting gebaseerd op een technische afschrijvingstermijn van 8 jaar. De laatste 2 a 3 jaar voor de nieuwbouw of verhuizing wordt er veelal niet meer in meubilair geïnvesteerd. De restwaarde is dan nog 2,5 jaar afschrijving ((8-3):2), wat neerkomt op een gemiddelde restwaarde van 547 euro per werkplek (1750 : 8 = 218,75 x 2,5 = 546,88 euro).
Indien gemiddeld voor het meubilair geen inruilprijs van 547 euro zou worden verkregen, zou er een boekingsverlies worden geleden. Dit is echter maar de vraag, omdat fiscaal niet in 8 jaar (de technische levensduur) maar in 3 tot 5 jaar (economische levensduur) wordt afgeschreven. Feitelijk komt het er op neer dat elke verkregen inruilprijs winst is.
De inruilprijs van oud meubilair valt meestal tegen, daar het in te ruilen meubilair veelal niet aan de wettelijke normen voldoet, verouderde kleurstellingen heeft, beschadigingen vertoont en bekledingsstoffen veelal zijn versleten. Ook de milieukosten bij vernietiging en scheiding van materialen lopen flink op, nog afgezien van de kosten van verhuizen, transport, opslag en verkoop. De praktijk leert dat alleen zeer recent meubilair nog waarde heeft.
Arbo-wetgeving
Indien een bedrijf geen kantoorinrichting heeft die voldoet aan de wettelijke normen, kan de arbeidsinspectie het bedrijf dwingen dit gefaseerd aan te schaffen. De inspectie kan boetes opleggen of zelfs een bedrijf sluiten bij onveilige situaties. Maar buiten dat: er zijn diverse bewijzen dat een goede inrichting bijdraagt aan de winst van de onderneming. Dat zit ‘m onder meer in een lager ziekteverzuim. Er zijn resultaten gemeten van 5 naar 3 procent in de administratieve sector, door gebruik van een goede stoel, juiste hoogte-instelling van de tafel en maatregelen ter voorkoming van RSI. Uitgaande van gemiddelde salariskosten van 23.000 euro betekent dat op jaarbasis al snel een winst van 460 euro per persoon.
Een ander aspect is dat door het meer onder handbereik plaatsen van het werk, betere concentratie en meer optimale communicatiemogelijkheden, gemiddeld zo’n 2 uur (over)werk per week wordt uitgespaard. Dat komt neer op gemiddeld 25 euro per week, dus globaal 1300 euro per jaar.
Betere concentratie en communicatie leiden ook tot een lager foutpercentage. Onderzoek wijst uit dat het oplossen van een fout ongeveer vijf keer zoveel tijd kost, als wanneer de fout niet gemaakt was. Ook dit is in geld uit te drukken. De besparing wordt al snel geschat op een minimum van 900 euro per medewerk(st)er per jaar.
Een volgende punt is dat het op de juiste wijze inzetten van de hulpmiddelen en het zo efficiënt mogelijk plaatsen van informatiedragers rond de medewerk(st)ers leidt tot minder loop- en zoektijden. Al snel wordt 15 minuten per dag (onnodig) lopen en zoeken voorkomen. Op basis van 230 werkbare dagen per jaar bedraagt de besparing dan rond de 720 euro per jaar.
Betere communicatie heeft te maken met de processen in het bedrijf en laten zich moeilijk in cijfers uitdrukken. Betere communicatie leidt echter automatisch tot een betere prestatie en een lager foutpercentage, dat is zeker.
Betere motivatie, enthousiasme en arbeidsvreugde zorgen er mede voor dat een medewerker gemiddeld langer in een organisatie blijft. Het werven en opleiden van medewerkers is een
kostbare zaak, ook al omdat nieuwelingen in het begin niet foutloos werken. Als dit een halve medewerker op jaarbasis scheelt, is dit financieel uit te drukken in twee maandsalarissen aan opleidings- en wervingskosten, bruto tussen de 4000 en 8000 euro per jaar.
Alle besparingen samen geven een bedrag van circa 7500 euro in het minst gunstige geval. Om dit rendement te bereiken zou een investering volstaan van ‘maar’ 1750 euro. Eenmalig, terwijl de besparing jaarlijks terugkeert. Hierbij hebben wij het dan nog niet gehad over de mogelijke besparing aan vierkante meters en een hogere bezettingsgraad van de administratieve hulpmiddelen wanneer een innovatief flexibel werkconcept wordt toegepast.
Toekomstverwachtingen
Zowel klanten als eigen medewerkers vormen zich een beeld van een bedrijf. Klanten willen bij een bezoek aan een organisatie een optimaal beeld krijgen. Hun eerste indruk blijft. De medewerk(st)ers willen een ‘wij’-gevoel hebben; zij willen onderdeel uitmaken van het team. Dit is moeilijk in geld uit te drukken, maar heeft alles te maken met continuïteit en de cultuur van de organisatie en wordt in het algemeen als zeer belangrijk ervaren. Een moderne werkomgeving en inrichting dragen hier in hoge mate aan bij. Geen enkele zichzelf respecterende onderneming kan het zich veroorloven een grote opdracht of goed gekwalificeerd personeel te missen op basis van een slecht imago. Dit alles in geld uitdrukken is bijzonder moeilijk.
Gevolgen meenemen oude inrichting
Wie de inrichting vernieuwt bespaart ook kosten bij de verhuizing. Want bij het meenemen van de oude spullen moet ook rekening worden gehouden met de demontage en het vervoersgereed maken van oud meubilair, de verhuizing zelf, het inhuizen en de montage ter plaatse, kwaliteitsverlies en beschadigingen, het eventueel overspuiten, herstofferen en aanpassen ter verkrijgen van eenheid, het werken in het weekend ter voorkoming van te lange sluitingstijd.
Bij een nieuwe inrichting gelden al deze punten niet. De inrichting staat er als het bedrijf gaat verhuizen en het enige wat gedaan moet worden is het in- en uitpakken van de verhuisdozen. Bij het meenemen van de bestaande inrichting kunnen de medewerkers gemiddeld vier dagen niet functioneren: 1 dag demontage, 1 dag verhuizing, 1 dag montage, 1 dag in- en uitpakken. Dit laatste is echter ook nodig bij een nieuwe inrichting. Financieel betekent dat dus drie dagen salaris a 12,50 euro per uur. Dat is 300 euro per medewerk(st)er. Dat bedrag loopt op tot 425 euro per werknemer wanneer daarbij de kosten voor de facilitaire dienst (demontage en montage van de werkplekken gemiddeld 4 uur a 12,50 euro, is 50 euro) en de verhuiskosten van 75 euro per werkplek worden opgeteld.
Een optie is kwalitatief nog goed meubilair over te spuiten of opnieuw te laten bekleden. Dit kan zelfs ‘s nachts gebeuren. Maar ook hieraan zijn veel kosten verbonden, zoals het toch tussentijds uit- en weer inpakken van bureaus en kasten. Al snel gaat hier 4 a 5 uur (62,50 euro) inzitten. De kosten van overspuiten of herstofferen bedragen bij voldoende aantallen al snel 50 procent van de nieuwwaarde.
En dan is er nog het tijdstip van verhuizen. Vaak wordt gekozen voor het weekeinde om zoveel mogelijk ongenoegen bij relaties te voorkomen. Het personeel is daar niet blij mee. Of het kost in overwerk en weekeindtarief driedubbel salaris, uitgekeerd tegen het bijzondere tarief.
Conclusie
De kosten van meenemen van het werkplekmeubilair zijn al veelal hoger dan de restwaarde van het meubilair (547 euro), zodat het in principe voordeliger is de inrichting te vernieuwen, waarbij opknapkosten in deze opzet nog niet zijn meegenomen. Tel hierbij op de voordelen van een nieuwe kantoorinrichting (circa 7500 euro aan besparingen per jaar) en de nadelen van meenemen oud meubilair, dan is het in de meeste gevallen voordeliger en beter nieuw kantoormeubilair aan te schaffen of te leasen. Het argument van desinvesteren is dan ook volledig onterecht.