Werkomgeving gaan mee met veranderingen
Door toepassing van de beste werkbladefficiëntie, werkblad -/ opbergruimtereducering en multifunctioneel gebruik van meubilair kunnen we wel 10 tot 20% besparing realiseren in de kantoorruimten. Wanneer wij de kantoorstructuren herdefiniëren kan de ruimtebesparing zelfs oplopen tot 20-40%! Met andere woorden: Met het Change-Office Concept wordt de werkomgeving met de verandering(en) aangepast. Graag presenteren wij dit concept bij u, en gaan met u een dialoog aan.
Werkwijze / Stappenplan
Graag nemen we het stappenplan met u door; daarin onderscheiden we twee fases. In de eerste fase (stap 1 t/m 4) voeren we een werkplekonderzoek uit. Met het rapport kunt u in de vervolgfase (vanaf stap 5) offertes opvragen voor de inrichting.
Stap 1: kennismaking
In een oriënterend gesprek kijken we of de integrale aanpak van Total Office Concepts past bij uw organisatie. Daarom willen we graag weten hoe u uw branche in elkaar zit, hoe u werkt en wie uw klanten zijn.
Stap 2: werkplekonderzoek
Hier zit ons onderscheidend vermogen! We kijken natuurlijk naar de huidige situatie en komen vervolgens met aanbevelingen voor een gezonde werkplek. Onderscheidend? We kijken niet alleen naar voor de hand liggende zaken als de bijvoorbeeld de hoogte van een bureau, maar ook naar het stimuleren van de zintuigen zoals oog, neus en oor. Het klinkt soft, maar dat is het niet. U zult zien dat de productiviteit met sprongen stijgt. Total Office Concepts vertaalt het naar klinkende munt.
Stap 3: informatie verwerken
Natuurlijk behandelen we de reacties van uw medewerkers vertrouwelijk. Ze kunnen immers strikt persoonlijk zijn en niet voor publicatie geschikt. We verwerken de onderzoekresultaten en maken een heldere rapportage met adviezen.
Stap 4: evaluatie en terugkoppeling
Het voorlopige rapport wordt samen met u besproken en natuurlijk is er ruimte voor uw eigen inbreng. Na deze “finishing touch” bieden we het definitieve rapport aan de directie aan.
Met stap 4 komen we aan het eind van de eerste fase. Met ons rapport kunt u bij verschillende kantoor- en projectinrichters offertes aanvragen. Als u in de tweede fase ook voor Total office Concepts kiest, verrekenen we een gedeelte van de onderzoekskosten met de aanschaf van uw nieuwe interieur. Omdat we elkaar ondertussen goed kennen, gaat de implementatie natuurlijk snel.
Stap 5: vaststellen Programma van Eisen
Met het Programma van Eisen (PvE) weet u direct wat er nodig is voor een uitgebalanceerd interieur. Het is maatwerk ten top. In tegenstelling tot onze collega’s, heeft Total Office Concepts bewust wél oog voor het stimuleren van de zintuigen (oog, neus en oor). Zo voeren we bijvoorbeeld lichtmetingen uit en maken we akoestische doorrekeningen. Juist het totale concept zorgt ervoor dat uw medewerkers zich welbevinden en dat u uw investering snel terugverdient!
Stap 6: indienen offertes
De verschillende offertes moeten natuurlijk beoordeeld worden. Het is een kwestie van persoonlijke smaak en prijs wat u het best bevalt. Total Office Concepts heeft een slimme methode ontwikkeld om de verschillen om te zetten in een prijs-kwaliteit verhouding. Zo koopt u voor de beste prijs.
Stap 7: keuze
Natuurlijk moet er uit de offertes gekozen worden. Wat kost het en past dat in het budget? Bij deze stap is het goed om scherp te zijn en op de bijkomende kosten te letten zoals het plaatsen van het meubilair en de montagekosten. Als het budget overschreden wordt, is het een overweging om de aanschaf in fases te doen. Overweeg dan wat die spreiding voor uw medewerkers betekent.
Stap 8: realisatie en implementatie
Zodra de inrichting wordt vervangen, komt er een logistiek proces op gang. Een goede planning is dan noodzakelijk! Zo moeten bijvoorbeeld de computer- en verlichtingsaansluitingen voorbereid zijn en moet uw eigen werk gewoon doorgaan. Total Office Concepts heeft daar ervaring in en we helpen u graag!
Stap 9: ingebruikname en monitoren
Vanaf het moment dat het meubilair in gebruik wordt genomen, begint het monitoren. We kijken dan of de verwachtingen uitkomen.
Stap 10: realiseren besparing
Met de nieuwe inrichting kunt u er weer jaren tegenaan! En mooier is misschien nog wel dat het werkplezier, de motivatie en de productiviteit meteen vooruit gaat! Daarmee levert uw investering direct geld op!
Stap 11: contact houden
Bij Total Office Concepts investeren we graag in onze relaties en vaak leidt de eerste opdracht dan ook tot vervolgbestellingen. Met onze kennis en ervaring én een netwerk van 172 fabrikanten vullen we alle wensen in. We zijn er graag voor u!